نظام أرشفة الوثائق الالكترونية

يقوم النظام بأرشفة وتخزين وفهرسة الصور والوثائق وترتيبها وتصنيفها مما يوفر سرعة في الوصول إلى البيانات والوثائق ويؤمن سرعة فائقة في الاستخدام حيث يمكنك إجراء العمليات التالية :

· إدخال اسم المستخدم وكلمة المرور: تظهر هذه النافذة عند بداية الدخول للنظام لإدخال اسم المستخدم وكلمة المرور التي سيتم من خلالهما الولوج لنظام الأرشفة الضوئية ليتم التعامل مع النظام وفق الصلاحيات الخاصة لهذا المستخدم.

· إدارة المشاريع:

1. لائحة المشاريع:تظهر في هذه النافذة أسماء المشاريع الموجودة ضمن قاعدة المعطيات والخاصة بالمستخدم الحالي, مع إمكانية فتح نسخة احتياطية وتعديل وحذف مشروع وإنشاء مشروع جديد ويتم تفعسل هذه الخيارات حسب الصلاحيات المعطاة للمستخدم.

2. فتح نسخة احتياطية: يمكن من خلال هذه العملية فتح نسخة احتياطية وإمكانية مشاهدتها دون التعديل عليها.

3. إنشاء مشروع جديد: نقوم بإدخال اسم المشروع وتحديد مكان الملفات والصور التي سيتم تخزين الصور داخلها, ونقوم أيضاً بإضافة حقول الفهرسة التي تحدد شكل ومعلومات الوثيقة, مع إمكانية تحديد خيارات الحقل (نوع الحقل – الطول الإعظمي – القيمة الافتراضية – إمكانية تكرار القيمة المدخلة – إدخال قيمة الحقل إجبارية , أي لا يمكن تركه فارغاً).

· المجلدات الفرعية للمشروع:

يتم من خلال هذه النافذة تعريف المجلدات الفرعية للمشروع من خلال شجرة لها عدة تفرعات يتم تنظيمها وفق الأعمال والتصنيف المراد بكل فرع.

· إضافة مجلد فرعي: يتم إضافة مجلد فرعي جديد ضمن المجلد المحدد.

· إزالة المجلد المحدد: يتم حذف المجلد الفرعي المحدد مع كافة المجلدات الفرعية والوثائق والملفات التابعة للمجلد المحدد.

· تغيير اسم مجلد: يتم تغيير اسم المجلد المحدد.

· توسيع: يتم توسيع كافة مستويات الشجرة.

· ارجاع: يتم إغلاق كافة مستويات الشجرة المتوسعة.

· تحديث: يتم تحديث معلومات الشجرة.

· زري الانزياح: تستخدم لإعادة ترتيب الشجرة حسب النسق المطلوب.

· يمكن نقل المجلد المحدد إلى مجلد آخر عن طريق ضغط وسحب المجلد المحدد إلى المجلد المطلوب.

· إدارة الوثائق:

يتم من خلال هذه النافذة عمليات معالجة الوثائق والملفات حيث يمكن إدخال وثائق جديدة وإضافة ملفات تابعة لهذه الوثيقة كما يمكن تعديل وثائق قديمة بإضافة أو حذف ملفات منها مع إمكانية حذف الوثيقة مع ملفاتها حيث يمكن إدخال الملفات والصور بطريقتين:

· إما عن طريق إضافة ملفات من خلال تحديد الملفات من القرص وهي عبارة عن صور يمكن أن يكون لها أنواع متعددة (tiff, jpg, bmp)  كما يمكن إحضار الصور من ملفات Pdf ويمكن أن يحوي الملف الواحد عدة صور فيقوم النظام بمعالجتها وتقطيعها إلى ملفات مفردة.

· أو عن طريق التصوير من الماسحة الضوئية (scanner)  بشكل مباشر.

كما يمكن استعراض المجلدات والوثائق والملفات من خلال تحديد المجلد فتظهر جميع الوثلئق التابعة له وعند اختيار وثيقة معينة تظهر جميع الملفات والصور التابعة لها, كما يمكننا نسخ أو نقل وثيقة من مجلد لمجلد عن طريق ضغط وسحب الوثيقة المحددة بزر الفأرة ووضعها فوق المجلد المراد النسخ أو النقل إليه.

كما يمكننا إعادة ترتيب الملفات التابعة لوثيقة معينة من خلال أزرار الانزياح إلى الأعلى والأسفل.

كما يمكننا إدخال وصف لملف معين ليتم من خلاله البحث عن هذا الملف فيما بعد.

كما يمكننا تحديد مستوى الأمان لهذه الوثيقة.

كما يمكننا تكبير وتصغير وتدوير الصفحة الحالية المعروضة مع إمكانية طباعتها.

·  البحث والاستعلام عن الملفات المؤرشفة:

يمكن من خلال هذه النافذة استعراض كافة المجلدات والوثائق والملفات التابعة لها بشكل سريع ومنظم, كما يمكن البحث عن ملف معين من خلال وصف الملف المدخل في حقل وصف الملف.

كما يمكن البحث عن مجلد حسب اسم المجلد من خلال الضغط على زر البحث عن مجلد.

والبحث عن وثائق معينة من خلال أي معلومة من المعلومات الخاصة بالوثائق بالضغط على زر البحث عن وثائق.

ويمكن طباعة الصفحة الحالية أو كل صفحات الوثيقة المحددة من خلال الضغط على زر طباعة.

· الخدمات:

1.   إدارة المستخدمين: يتم في هذا النافذة إدخال أسماء المستخدمين وتحديد الصلاحيات لكل مستخدم مع تحديد المشاريع المتاحة ومستوى الأمان المتاح لرؤية الوثائق, مع العلم أن حساب المدير لا يمكن حذفه أو تعديل اسمه لأنه حساب رئيسي ضمن النظام.

2.  النسخ والاستعادة الاحتياطي.

· إجراء نسخة احتياطية: يتم إجراء نسخة إحتياطية للمجلد المحدد مع كافة المجلدات الفرعية التابعة له والوثائق والملفات وذلك بعد تحديد مكان إجراء عملية النسخ الاحتياطي على محرك الأقراص. >

· إستعادة نسخة احتياطية: تتم إستعادة النسخة الاحتياطية تحت المجلد المحدد مع كافة المجلدات الفرعية والوثائق والملفات وذلك بعد تحديد ملف النسخة الاحتياطية من محرك الأقراص.

3.  إعدادات الشركة: عند تشغيل النظام لأول مرة يتم فتح النافذة التالية بشكل تلقائي لتعريف اسم الشركة ويمكن أيضاً تغير اسم الشركة من خلال قائمة خدمات | إعدادات الشركة.

4.    إعدادات الملقم:

عند تشغيل النظام لأول مرة يتم فتح النافذة التالية بشكل تلقائي لتجهيز إعدادت المخدم التي سيتم الولوج من خلالها لقاعدة البيانات كما يمكن الوصول لإعدادات المخدم من خلال قائمة خدمات | إعدادات المخدم.

· Server name: يتم تحديد اسم المخدم الرئيسي الذي سيتم من خلاله الولوج لقاعدة البيانات حيث يتم إدراج كافة المخدمات التي يمكن لجهاز الزبون الولوج إليها كما يُمكن للنظام إدخال اسم مخدم بشكل يدوي بحال لم يدرج اسم المخدم في هذه القائمة.

· Log on the server: يتم تحديد نوع الولوج للمخدم

o Use windows authentication ولوج من خلال إعدادت النظام الخاصة بجهاز الزبون حيث نستخدمها في حال كان النظام والمخدم هو نفس الجهاز الحالي للزبون.

o Use SQL Server authentication ولوج من خلال اسم دخول وكلمة مرور خاص بـمخدم SQL Server.

5.     تحديد مكان وضع الملفات المؤرشفة: يتم في هذه النافذة تحديد مكان وضع الملفات بعد أرشفتها أي سلة المهملات للبرنامج ويمكن تفريغها دون ان يؤثر ذلك على معلومات البرنامج.

 

العودة لبرامجنا


الصفحة الرئيسية - برامجنا - تحميلات - عن الشركة - اتصل بنا

Copyrights © 2011 DamasTech.net, All Rights Reserved